Daglig bruk

Grunnleggende

Regnskap

Lønn

Diverse

 

Bankavstemming

Bankavstemming handler om å sammenlikne det som er postert i regnskapet på kontogruppen bank med de fysiske bankutskriftene. Dette kan være en rask eller tidkrevende prosess avhengig av hvor grundig du har vært med å føre betalinger mot riktig(hovedboks-)konto og på korrekt dato, og ikke minst korrekt beløp. Bankavstemmingsmodulen presenterer noen verktøy for å gjøre arbeidet rundt dette mer effektivt.

For å starte bankavstemming:

  • Gå til Rapporter/MVA – og velg Bankavstemming.
  • Opprett en periode for måneden du skal avstemme. Perioden må opprettes for hver av de aktuelle kontoene, feks 1910 drift, 1920 inntekt,1900 kontantkasse.
  • Hvis du benytter flere bank-konti lønner det seg å avstemme dem i samme operasjon. Du oppretter da en periode pr konto med samme år og måned. Typisk avstemmer man bank, kasse, og skattetrekkskonto i sammenheng.
  • Du spesifiserer, for hver bankperiode, inngående og utgående saldo for perioden. Dette gjør at du kan avstemme en senere periode uten å måtte avstemme alle de tidligere periodene først.

MERK: Dersom det finnes en bankperiode for foregående eller neste periode allerede, skal du ikke spesifisere inngående henholdsvis utgående saldo. Dette er en sikkerhet for at påfølgende bankperioder på samme konto alltid skal henge sammen. Har du laget perioden Januar 2006, skal du altså ikke spesifisere inngående balanse for Februar 2006 for samme konto.

Når du har opprettet bankperioden, vil du få opp en liste med banktranser registrert på den aktuelle konto – i den måneden perioden gjelder for. (Du kan veksle mellom konti i menylinjen over banklisten).

Når du har opprettet periodene er framgangsmåten slik:

Du skal nå sammenligne bankutskriften din med de transene du har fått på skjermen. Start med inntekter. Der ser du i kolonnen for ”inn på konto”, og sammenlikner med tilsvarende kolonne på bankutskriften din. Der det er likheter krysser du av for OK på skjermen samtidig som du huker av på utskriften. Når dette er ferdig gjentar du på samme måte med betalinger – “ut fra konto”.

Dersom nederste linje viser et avvik mellom postert og bank, vil du typisk ha noen beløp som ikke er huket av i utskriften og/eller på skjermen.

Avviket kan handle om fire typer ulikheter:

1. Bankutskriften viser transer som ikke finnes på skjermen.

  • Dette kan komme av at det enten mangler bilag, er postert på feil konto, eller er postert på feil periode. Postert på feil konto er det enkleste å sjekke.
  • Hvis du har opprettet bankavstemmingsperiode for alle aktuelle konti, kan du se gjennom disse om de manglende posteringene finnes der, og eventuelt flytte dem
  • Er det betalinger av inn/ut faktura – finn ut om fakturaen fra leverandøren er registrert, og se når betalingen har funnet sted. Ligger den på feil periode kan du i konteringsvisningen av bankbilaget enkelt bytte dato på posteringene.
  • Er ikke faktura ført betalt fører du denne på korrekt dato – mangler bilaget må dette opprettes og betaling føres. Betalinger av mva, arbeidsgiveravgift og skatt føres på diversebilag.

2. Det finnes transer på skjermen som ikke finnes på bankutskriften.

Her kan det være at disse er egentlig fremkommer på neste eller forrige måned. Klikk på bilagsnummeret dersom du finner den igjen et annet sted, og bytt dato til korrekt dato. Det kan være at den aktuelle transen egentlig skulle vært på en annen konto – eller at betalingen er gjort fra privatkontoen istedenfor selskapets konto. Finn ut hvor den hører gjemme og korriger slik at det stemmer.

3. Det er avvik i beløp mellom bankutskriften og transene på skjermen.

Dette er oftest avrundingsproblematikk – det er betalt et beløp uten ører, eller byttet om sifre i betalt beløp 498 istedenfor 489 etc. Det kan også være purregebyr som er betalt men ikke ført. Korriger med et diversebilag som posterer mellom aktuell konto og 8170 – andre finanskostnader, eller 8070 - andre finansinntekter.

4. Det er slått sammen flere betalinger på utskriften eller i regnskapet, men fremkommer detaljert i regnskapet eller på utskriften. Dersom beløpene samlet stemmer, krysser du bare av de registreringene som passer sammen i utskriften og i regnskapet.

Vanlige spørsmål:

Det er 45 øre i diff når jeg er ferdig med å avstemme – kan jeg avslutte nå?

Nei – det kan du ikke. Trolig har du her et ørebeløp som ikke stemmer – du kan opprette et diversebilag som posterer differansen mot finanskostnader eller finansinntekter.

Utskriften viser bankgebyrer nederst – må disse også føres ?

– Ja, du lager da et diversebilag som posterer de mot 7770 bankgebyrer. Du får ikke avsluttet perioden før avviket viser 0.

Jeg har noen ganger brukt firmakortet for private innkjøp - det er en 10-15 transer på utskriften som gjelder meg privat – hva gjør jeg?

  • Marker alle sammen i bankutskriften med et 1-tall. Slå sammen beløpene med en kalkulator.
  • Bruk en egen klientkonto, og før opp et uttak med samlebeløpet for måneden. Denne fremkommer nå i bankavstemning som en samlesum som kan krysses av mot de du har markert med 1-tall.
  • Disse kan nå tilbakeføres til selskapet med et innskudd fra din privatkonto, (hvor du kan føre det som et forskudd på lønn, eller liknende – dette skal vi ikke gå i dybden på her siden det er bankavstemning vi diskuterer)

Det finnes lønnsbilag i systemet som ikke stemmer med faktiske transer? – Hvis for eksempel overføring til skattetrekkskonto mangler, kan dette føres tilbake med et diversebilag.

Hovedboksutskriften for bank har ikke samme inngående balanse som på bankavstemmingsperiodene?

– Det er her trolig tidligere bankperioder som ikke er avstemt. Hvis det er lagt inn inngående balanse skal også denne perioden avstemmes. Om det finnes posteringer med helt feil årstall – typisk ført på 2002 istedenfor 2007, kan dette være årsaken. Finn frem bankbilaget med feil dato, og endre datoen.

Når bankperioden er avstemt fremkommer en link nederst i oppsummeringen som sier at avstemmingen kan ferdigmeldes. Trykk på linken slik at bankperioden blir låst. Dermed kan det ikke føres nye betalinger, diversebilag eller lignende som poster på den aktuelle kontoen for denne perioden.

Til toppen

Mer om bankavstemming

For å avstemme bank, benyttes en hovedboksutskrift for 1910 - ta gjerne ut en for hele året, og sammenlign måned for måned med bankutskriftene dine. Dersom du er i første driftsår med regnskapet blir det betydelig enklere å avstemme bank dersom inngående balanse er lagt inn. Du kan da se at utgående balanse for en måned stemmer med det som står nederst på bankutskriften for den måneden. Dersom det her er avvik, og inngående balanse (eller utgående fra forrige måned) er korrekt, har du noen manglende transer, transer postert på bank istedenfor kasse, transer postert på feil dato - eller feil beløp. Korriger problemet, sjekk at utgående balanse stemmer ved å ta ut ny rapport, og fortsett med neste måned. Ofte kan det være manglende føring av betalt MVA, eller betalt Skatt- og Arbeidsgiveravgift som er årsaken til ubalanse, eller det kan f.eks. være et minibankuttak som ikke er ført.

Det er viktig å være nøye med betalingsdatoene. Det er ikke alltid at dato for betaling stemmer med dato på bankutskriften. Det gjør kansje at en betaling er kommet med på forrige måned istedenfor den aktuelle. Bruk derfor bankdatoer når du fører betalinger i systemet så slipper du enklere fra det ved bankavstemningen.

Resultatrapporten er en god hjelp til å kontrollere resultatregnskapet. Bytter du til detaljert modus, får du resultat pr hovedbokskonto, med linker på kontonavnene som åpner en hovedboksutskrift for resultatrapportens periode, og den aktuelle hovedbokskonto. Siden reskontronavnene er med i hovedboksutskriften, er det her lett å se om det er korrekte leverandører involvert i postering på de ulike konti. Dersom du ser at ICA DETALJ er med på utskriften for telefoni eller internett, kan du anta at dette er feil postert. Dersom du ser at du har en unormalt svultstig sum på internett, kan du sjekke hovedboksutskriften for å se hva du har ført på denne konto. Du kan f.eks. ha ført opp en eller annen internett service som internettkostnader (- som muligens var korrekt likevel) - men da fikk du kontrollert at dette var riktig.

Det kan hende du fremdeles velger å benytte regnskapsfører for å kontrollere at alle avstemminger stemmer ved årsavslutning. Likevel vil du gjøre arbeidet mindre tidkrevende for regnskapsføreren (og dennes regning tilvarende mindre) dersom du har tatt deg bryet med å kontrollere tallene selv. Det er tross alt du som undertegner “På Ære og Samvittighet”.

Til toppen

Diversebilag

Diversebilagsføring er vel den delen av systemet som krever mest regnskapskompetanse av brukeren. I alt vesentlig kan føringen av diversebilag gjøres i forbindelse med periodeavslutninger eller ved årsoppgjøret. Det er da man mest trenger dem.

I Vaxtra vil alle bilag som vedrører dine kunder og leverandører produduseres ved inngående eller utgående faktura. Med lønnsmodulen produserer du lønnsbilag. Så vil det alltid finnes en del andre posteringer i regnskapet som ikke vedrører dine kunder, leverandører eller avlønning av ansatte. Eksempler på dette er Inngående balanse (De saldoene som kom fra det forrige regnskapet), Postering av betalt mva, Betalt arbeidsgiveravgift og skatt, Postering av avskrivninger og noen andre. Det blir trolig ikke den helt store mengden føringer med diversebilag - men noen blir det.

Slik gjør man for å føre diversebilag: Velg først diversebilag på menyen til venstre. Den første gangen får man opp en link “Lag ditt første diversebilag nå”. Klikk på denne - og du kommer inn i et bilde som viser “Legg til postering”. Dette bildet inneholder en hel del hovedbokskontoer - og på toppen av listen med hovedbokskontoer - er det lister med kontoklasser. Du kan med disse velge hvilket utvalg av hovedbokskontoer du vil plukke fra. Dersom du vet hvilken konto du skal benytte, kan du bare skrive inn det 4-sifrede kontonummer direkte - og beløp. Negative beløp angir “Debet”-posteringer - og positive beløp angir “Kreditt”-posteringer. Dersom det er en konto du bruker ofte - kan du krysse av at du bruker den mye, og så blir den lagt inn på en kortliste slik at du lett får tak i den senere. Når konto og beløp er fylt ut, kan du trykke “Legg til linje”, og du får opp linjen lagt inn på bilaget mens du fører. Nå vises sum bilag _= summen av alle posteringene. Før du kan lagre bilaget må denne summen være “0”. Det er derfor den negative summen allerede er ført inn i beløpsfeltet for neste konto - slik at om du bare skal ha den - kan du bare skrive inn konto eller velge aktuell link for konto - og trykke lagre. Skal det være et annet beløp - skriver du inn det nye beløpet - og fortsetter videre til alle postene er lagt inn. Summen skal nå være “0” og linken “Poster bilag” kommer opp. Trykk på denne for å sette inn bilagsdato og en beskrivelse av bilaget. Du bør legge inn en beskrivelse - slik at du skjønner hva det er når du får dem opp i lista. Når du har skrevet inn dette - og du er fornøyd med bilaget - trykker du “Poster bilag”. Bilaget kan opprettes, og evt. skrives ut - du kan også skrive ut en serie med diversebilag i posteringsjournalen. Det er det hele.

Postering mot resultatkonti: Dersom du posterer diversebilag mellom resultatkonti som har MVA kode på seg, er det viktig at du posterer også dette riktig i forhold til MVA. MVA rapporten tar hensyn til Beregnede verdier - dvs. at summen ført på konti innenfor hver MVA klasse og kontoklasse regnes ut for MVA rapporten. Det er disse beregnede verdiene du får på MVA rapporten din. Dersom diversebilaget ditt ikke posterer korrekt mot 2700 og 2710 (Inngående og Utgående MVA) - så blir det et avvik mellom Postert og Beregnet MVA. Unntaket her er dersom man posterer mellom konti som har samme MVA klasse, men det er ikke vanlig praksis.

Til toppen

Firmabil eller privatbil

Ved bruk av bil er det en del forskjellige varianter avhengig av hvilken selskapsform du driver, og noen andre faktorer. I prinsippet er det to valg:

Selskapet “eier” bilen. Her er bilen tatt inn i firmaet som firmabil - der du fører alle kostnader relatert til bil på inngående fakturaer. Dette er service, drivstoff, etc. Det er da spesielle regler for å avregne privat bruk av bilen i forhold til dette. Denne avregningen finner sted ved årsoppgjør.

Kjøre på reiseregning. (Km godtgjørelse) Her holdes alle bilkostnader utenfor regnskapet - og du “leverer” reiseregning på antall km. kjørt i en periode. Statens satser for kjøregodtgjørelse er for tiden kr 3,- pr km. Grensen her er 6000 km/år - før du må ta bilen inn i firmaet.

Slik fører du kjøregodtgjørelse: Du oppretter en vare som du kaller for Kjøregodtgjørelse, setter varetype “Reise”, lagrer og åpner den igjen for å velge kjøpskonto 7140 Reisekostnader ikke oppgavepliktig. I kjøpspris setter du inn satsen som er kr 3,-. Hvis du har en kategori for kostnadsvarer kan du velge denne.

Du fører kjøregodtgjørelsen som en inngående faktura. Leverandør “Kjørebok” opprettes om nødvendig. Lag ny inngående faktura, velg den nye varen - fra kostnadsvarekategorien(eller diversekategorien om ikke valgt kategori). Før opp antall km for perioden, og lagre linje. Vis faktura - og sett inn beskrivelse av perioden kjøringen gjelder for i referansefeltet. Sett inn siste dato i perioden som fakturadato - eller 3012 dersom siste dato i året. (31.12 brukes til årsoppgjørsdisposisjoner). Bilaget kan etter dette føres betalt når kjøregodtgjørelsen utbetales, eller om du kan opprette en klientkonto på deg selv, og føre betalingen mot denne.

Til toppen

Hvordan bli mva-registrert

Før du er moms registrert kan du ikke skrive fakturaer til kundene dine med mva. Først når du har passert 50.000 NOK i omsetning er det på tide å mva-registrere firmaet, og det gjør du på følgende måte (Det er fakturaen som passerer 50.000 som er den som utløser registreringen) : Last ned vedlegget her - som er registrerings-skjemaet for brønnøysund. Sett inn firma-navn og org-nummer på toppen. Kryss av at det er en endringsmelding. Du kan her føye på endringer dersom du har endret noe siden du startet - men viktigst er at du krysser av feltet for “MVA registrering”. Skriv ut formularet, skriv under på siste side, og send ALLE SIDENE til brønnøysund - med de nedenforstående dokumentene inkludert. Gå til rapporter og MVA. Velg hovedboksutskrift, og spesifiser tidsrommet det har vært omsetning i. Bruk konto 1500 - som er kundefordringer. Skriv ut denne rapporten. Gå til Fakturaer (UT), og velg “Kopier” oppe på linjen. La siste fakturanr stå, og endre nummeret for første faktura til det første nummeret, vanligvis 1050001. Skriv ut denne rapporten på hvitt papir. Dersom du har kjøpt momspliktige varer og tjenester som er å betrakte som mer eller midre varige saker, slikt som datautstyr, maskiner, programvare, etc - kan du søke om et fradrag for dette (Tilbakegående inngående avgift). Ta kopier av alle bilag dette gjelder, og skriv en søknad om dette, der du summerer MVA på disse bilagene. Send hele pakka til brønnøysund - og vent med videre fakturering til du er registrert. Dersom du må fakturere, ring fylkesskattesjefen og spør om søknaden er mottatt og om du kan begynne og fakturere med MVA.

Last ned: Registreringsskjema Brønnøysund Del-1 Registreringsskjema Brønnøysund - Del 1. Dette bruker du for å sende inn MVA registreringen. Følg anvisningene ovenfor når du fyller ut. Du kan fylle ut det meste i Acrobat, så skrive det ut, eller bare skrive det ut og bruke kulepenn.

Til toppen

Klientkonti

Klientkonti har tradisjonelt vært nyttig for advokater, eiendomsmeglere og andre som forvalter andres penger. For eksempel: en advokat mottar et beløp fra en klient - som skal brukes som et garantibeløp for en handel - eller som skal forvaltes for et gitt formål. Advokaten fører da innbetalingen som et innskudd - og når pengene forbrukes - som et uttak.

Prinsippet er imidlertid nyttig i en rekke andre sammenhenger:

Eks.1: Du låner penger av en låneinstitusjon - du fører lånebeløpet du mottar på en klientkonto for låneinstitusjonen. Her ser du at din bedrift forvalter låneinstitusjonens penger.

Eks 2: Du kan også bruke det motsatt: dersom noen andre forvalter bedriftens penger - der du oppretter klientkontoen for vedkommende - og registrerer et uttak. Når pengene betales tilbake registreres det et innskudd.

Eks 3: I systemet kan klientkontoer brukes som betalingsmåte for å betale inngående og utgående fakturaer. Da føres fakuraen oppgjort samtidig som klientkontoens saldo oppdateres. Dette kan brukes f.eks. dersom noen i bedriften reiser ut - og får et reiseforskudd. Når vedkommende kommer tilbake med en bunke kvitteringer - så føres disse som inngående fakturaer, og betales mot klientkontoen til vedkommende. Saldoen på kontoen avgjør etterpå om vedkommende har penger tilgode eller er skyldig penger.

Eks 4: Du har gitt noen et lønnsforskudd - du fører dette som et uttak fra klientkontoen til vedkommende - når det kjøres lønn, trekker du det på lønnsslippen, og fører det som et innskudd på vedkommendes klientkonto.

Eks 5: Har din bedrift et antall pengekasser, kan disse føres som klientkonto - og du kan ha et separat inn/ut regnskap for hver enkelt kasse. Normalt ville man lage egne hovedbokskonti for hver kasse, men her kan man lage klientkonti i steden.

Eks 6: Dersom en medarbeider i din bedrift kjøper inn noe på vegne av bedriften, kan bilaget føres, og oppgjøret føres mot vedkommendes klientkonti. Da vil saldoen på denne vise at vedkommende har penger tilgode.

Eks 7: Du har en kunde som har 5 ubetalte fakturaer. Du tilbyr vedkommende en nedbetalingsavtale. Du lager således en klientkonti for kunden, og fører alle fakturaene oppgjort mot denne klientkonto - som da vil stå med negativ saldo lik summen av fakturaene. Når vekommende betaler sitt månedlige avdrag, fører du dette som et innskudd på klientkontoen.

Eks 8: Der du som innehaver av en bedrift i en startfase benytter private midler til å dekke firmaets regninger og kostnader, - eller lar bedriften låne deg penger til private formål. En klientkonto utgjør her en enkel måte å ha en fullstendig oversikt over balansen i dette mellomværendet. De firmaregningene du har lagt ut for selv, kan du føre inn som inngående fakturaer, og føre dem betalt mot din klientkonto. (I dette tilfellet må du i Vaffetchsystemet - inne på din klientkonto - skru på det som kalles Global modus. Denne modusen gir deg mulighet til å benytte denne klientkontoen på leverandørfakturaer uavhengig av leverandør. Dersom Global modus ikke er på, vil ikke klientkontoen komme opp som valg ved føring av betaling på inngående fakturaer. Global modus skrus av og på med en egen link inne i kontooppstillingen.)

Dette er noen av de viktigste bruksområdene for klientkonti. Det finnes sikkert flere.

Alle transer føres i regnskapet på 2450 Klientmidler. Et innskudd eller uttak føres således mellom 1910 bank og 2450 klientmidler. Selve klientkontonummeret er her en egen “akse” i regnskapet som benyttes for å lage kontoutdrag og vise oppstillingen, eller regne ut saldoen på kontoen.

Overføres via - Bank” betyr her at innskuddet eller uttaket er en banktranse, og 1910 blir automatisk brukt som motposteringskonto. Kasse gir 1900.

Det er også noen flere spesialvarianter som Gebyr, Renter og Lønnsforskudd. Gebyr og Renter føres mot de korresponderende kontoer i kontogruppe 8; finansinntekter og kostnader. Du bruker dette når du ønsker å belaste en lånesaldo med renter eller gebyr, og får på denne måten inntektsført dette med det samme.

Konto 2450 brukes standard i systemet, men det er utviklet for å kunne anvende andre hovedboksonti som base for bruk av klientkonti - også individuelt for den enkelte klientkonto. Det er bare pr. i dag ikke mulig å spesifisere det. Dersom din bedrift har stort behov for å kunne spesifisere dette kan det lages som et tillegg. Hovedbokskonto 2450 er ikke standard med i kontoplanen når systemet settes opp, men denne opprettes første gang man oppretter en klienkonto automatisk.

Til toppen

Kontroll av regnskapet

Nedenfor vil du finne en del om kontroll og en del rent regnskapsprat. Ikke la dette avskrekke deg fra å benytte disse egenskapene i systemet, - selve jobben er oftest enklere enn det kan virke som, - og i visse tilfeller vil du likevel ha noen andre som gjør dette for deg. (Hos Fram Partner AS er vi dessuten behjelpelig med support - men si fra til oss dersom du har tenkt å starte med dette dagen før fristen for selvangivelsen, slik at vi kan rydde alt annet unna på den dagen. :-))

Saldoliste kan brukes til mye. Det er to varianter - saldoliste og saldobevegelser. Dersom du ikke spesifiserer dato i saldoliste gir rapporten deg bare summen av alle posteringene i regnskapet - uavhengig av tid. En udatert saldoliste vil inneholde summen av alle resultatposteringene over alle år - noe som egentlig ikke er helt riktig for en saldoliste, men du kan med denne funskjonen kontrollere en spesifikk ting: at saldolisten totalt går i “0”. - Det betyr sannsynligvis at alle bilagene dine går i 0, noe som alltid bør være tilfelle. Utover dette vil du alltid bruke en dato i saldoliste (som saldoliste pr.....). For resultatposteringen (kontogruppe 3- 8), vil bare transer det samme året og frem til og med den oppgitte datoen være med.

For balansekonti vil alle posteringene fram til og med den oppgitte datoen være inkludert. Saldobevegelse-rapporten derimot, regner ut saldo på to tidspunkter - og gir deg differansen. Saldotallene ved periodestart og -slutt vil her alltid være uavhengig av når man satte i gang regnskapet og hvilket år det rapporteres for. Dette gir deg mulighettil å se bevegelsene i et avvikende regnskapsår eller f.eks. fra september til mars, dersom dette er tiden du har høyest aktivitet i din virksomhet. For de rene saldotallene benyttes derfor den enkle saldolisten med angitt tidspunkt for saldo.

Du vil kunne oppleve at den enkle saldolisten ikke går i null. Dette vil være tilfelle dersom tidligere års regnskap ikke er avsluttet, og resultatet derved disponert. Disponering gjøres i forbindelse med årsavslutning, og flytter resultatet over i balansen. Når denne posteringen er gjort, vil resultatrapporten for hele året, gi deg 0 i driftsresultat, og summene for kontogruppe 1 og 2, vil være identiske.

Alle de andre posteringene i regnskapet skal finne sted frem til og med 30.12, - har du hatt omsetning eller kostnader på nyttårsaften, skal disse tilbakedateres med en dag, til den 30.12. - Dette gjør at du kan ta ut en resultatrapport før årsoppgjørsdisposisjon fra den 1.1, til 30.12, - og etter der du tar med den 31.12. Selve disponeringen posteres da på den 31.12 (Noen systemer kaller dette for periode 13).

Derfor, om du tar ut en saldoliste pr. 31.12, - som går i - 0 - null, og én den 1 januar som ikke går i null, er det årsoppgjørsdisponeringen som mangler, eller inneholder feil summer.

Til toppen

Kunde- og leverandørfakturaer

Disse registreres under kunde eller leverandør. Alle disse fakrturaene er automatisk regnskapsbilag i systemet. Du kan inne på disse fakturaene vise dem som regnskapsbilag ved å trykke på "vis kontering".

Når disse fakturaene opprettes, er det kontering på kjøp og salg i vareregisteret som styrer konteringen. Valg av kontering i vareregisteret styrer også MVA-satser, da disse er fast bundet til hovedbokskontiene.

Til toppen

MVA-avstemming

MVA avstemning foretas ved å kjøre en saldobevegelse-rapport for alle 27xx konti (du skriver “27@” i konto feltet) per mva-periode. Fra-dato er her dagen før mva-perioden starter, og til dato er siste dato i den siste måneden i perioden. Disse oversiktene viser at 2700, 2701 - har samme bevegelse men med motsatt fortegn. Tilsvarende med 2710, og 2711. Dersom disse ikke stemmer, og MVA perioden er godkjent - posteres et diversebilag mellom 2701, 2711 og 2740, slik at denne differansen blir korrekt.

Man posterer aldri med diversebilag mot 2710, 2700 - med mindre man har til hensikt å postere et kostnads- eller inntektsbilag. Dersom du posterer mot disse kan du få et avvik mellom postert og beregnet avgift i mva oppgaven. Disse feilene kan noen ganger være svært vanskelige å finne, men vi har en egen serviceprosedyre vi kan kjøre for å kontrollere at posteringen er gjort korrekt med hensyn på MVA for alle bilag i regnskapet ditt. Posterer du f.eks. med et diversebilag på en kostnadskonto med mva, og ikke rett beløp mot 2710 (inngående mva) - vil du også her få et avvik. Vi anbefaler derfor å ikke føre kostnadsbilag eller inntekstbilag som diversebilag. Kostnadsbilag føres som inngående fakturaer - rett og slett. Har du lagt inn kostnadsvarene dine, (dette kan du få hjelp til av oss) - kategorisert dem i en egen kategori - er det svært raskt å føre kostnadsbilag som inngående fakturaer. Da trenger du ikke å tenke kontering - og du kan bare sjekke at utregningene stemmer med mva på bilaget før du oppretter det. (Noen regnskapsførere som er vant til å føre kostnadsbilag på kontonivå synes dette er tungvint, men det er faktisk ikke tilfelle. Det blir først tungvint dersom du ikke har opprettet kostnadsvarene du trenger, - og det gjør du bare én gang).

Alle inn- og utbetalinger av MVA (betaling, eller refusjon på MVA oppgavene) posteres mellom bank (1910), og oppgjørskonto MVA (2740). Saldoen på 2740 pr 31.12 skal da stemme med beløpet som er gitt “å betale” på mva oppgaven for årets 6 termin. Dersom det her er avvik, er det ikke betalt korrekt MVA tidligere i året, eller at betalingene som er gjort ikke er ført, eller det er avvik mellom innsendte MVA oppgaver og MVA rapportene i systemet. Dette fordrer at du ikke har betalt 6 termin før den er slutt selvsagt, - hvor saldo på 2740 i dette tilfelle skal være -0- null. Det kan være smart å gjøre hele MVA avstemningen etter at man har foretatt bankavstemningen.

Til toppen

Om regnskap og hovedbok

Regnskap er å føre inntekter og utgifter på en slik måte at regnskapet gir deg svar på hva du har tjent og brukt. Generelt kan man si at regnskapet dokumenterer alle transaksjonene din bedrift har med dine kunder og leverandører. For at dette skal gi et korrekt bilde kategoriseres transaksjonene på bestemte måter. Denne kategoriseringen kaller vi for hovedbok. Hovedbok er en mengde interne kontoer i regnskapet, men det er faktisk ikke noe mer enn en kategorisering. Kontoene i hovedbok har ofte nummeriske verdier med 4 siffer. Dette kalles en kontoplan.

En typisk kontoplan består av 8 hovedgrupper.

1. Eiendeler 2. Gjeld og egenkapital 3. Salgskonti 4. Kjøp av varer for videresalg 5. Personalkostnader 6. Driftsutgifter 7. Reise, representasjon og salgskostnader 8. Finansinntekter og kostnader.

Disse er igjen delt inn i to grupper - de to første, og de seks siste. Føringene på de to første kalles Balanse, og denne føres for hele foretakets eksistenstid. De seks siste kalles resultatregnskap - og føres for ett år av gangen.

Resultatregnskapet starter med andre ord på nytt hvert år, og gjøres opp ved slutten av året.

Tenk deg at man hadde et veldig enkelt system der man bare talte opp kassa hver dag, og registrerte hvor mye mer penger man hadde fått - og så var det regnskapet. Dette er veldig enkelt, og du har ingen mulighet til å kontrollere at det er korrekt. Dersom man ikke hadde skatter og avgifter ville dette på en måte likevel vært et regnskap - men i vårt samfunn er det ikke pengeverdien som beskattes - men produksjon.

Får du penger av noen er det ikke skatt på dette - men har du gjort deg fortjent til å få dem, skal det beskattes - selv om du ikke har fått pengene.

Til toppen

Resultat og balanse

BALANSE.: I kontogruppe 1, dokumenteres hva foretaket eier. Det er her du finner bank, kasse, kundefordringer, og alle ting foretaket eier utenom. Vi snakker her om varig eiendom, ikke småting da dette avskrives år for år. I kontogruppe 2, dokumenteres hvordan eiendelene i kontogruppe 1 er anskaffet. Dette kalles derfor gjeld og egenkapital. - Disse to kontogruppene skal balansere - dvs. at summen av kontogruppe 1 skal stemme med kontogruppe 2 - i alle fall ved starten av hvert år. Normalt vil det bli en skjevhet mellom disse i løpet av året, der skjevheten er lik bedriftens resultat det året.

Regnskapet består av mange transaksjoner - men det finnes to hovedtyper:

a.) Transaksjoner som dokumenterer et krav, en produksjon eller et salg. Eksempler på dette er inngående og utgående fakturaer. Disse er ikke pengene selv, men kravet.

b.) Pengetransaksjoner.

Det er i denne forbindelse våre kjære begrep om debet og kreditt kommer inn. Det som alle regnskapsførere bruker dag ut og dag inn, men som synes så fryktelig vanskelig å gi noen god definisjon på - ganske enkelt for at det forholder seg litt forskjellig ut i fra de to typene transaksjoner. Når vi snakker om pengetransaksjoner, er debetsiden der penger kommer inn. Kreditsiden er der penger går ut. Når vi snakker om transaksjonstype nevnt i punkt a.) over, altså de som dokumenterer kravet, en produksjon eller et salg - er kreditsiden der varer, og tjenester som er levert, og debetsiden der varer og tjenester kommer inn. Disse over ligner hverandre, men vi ser at for de to transaksjonstypene - kommer det mer klart frem - at det som utveksles i det ene tilfellet er varer og tjenester, mens i det andre tilfellet er det penger.

RESULTAT: Resultatregnskapet består i kontogruppe 3 til 8, dvs salgskonti, kjøp for videresalg, personalkostnader, driftsutgifter, reise representasjon og salgskostnader, og til slutt finansinntekter og kostnader.

Kontogruppe 3: Salgsinntekter. Her føres alle salgene man har gjort - merverdiavgift ikke medregnet. Merverdiavgift på salg, er egentlig gjeld til fylkesskattesjefen, og skal posteres i kontogruppe 2. Man kan ha så mange salgskonti man vil - og formålet med å ha flere er å kategorisere salgene - slik at man kan se hvor mye man har solgt av hver kategori. Kontogruppe 4: Innkjøp for videresalg. Her posteres innkjøpene man gjør - merverdiavgift ikke medregnet. Merverdiavgift på kjøp er egentlig gjeld fylkesskattesjefen har til deg, så det skal posteres i kontogruppe 2 det også - med motsatt fortegn av merverdiavgift for salg. Det samme gjelder her som for salg - man kan ha så mange kontoer man vil, for å kategorisere kjøpene. I denne kontogruppen posteres ikke ting man forbruker i bedriften, men kun det som kjøpes inn for videresalg. Når man trekker varekjøpene fra salgene, får man hva man har tjent på å salgene (Dette kalles Dekningsbidrag). Dette er fortjenesten din på salg. Denne fortjenesten skal benyttes for å dekke, de neste kontogruppene, nemlig personalkostnader, driftsutgifter, reise- representasjon og salgskostnader, samt finansinntekter og kostnader.

Kontogruppe 5: Personalkostnader - her posteres lønn, og alle utgifter til lønn, slik som arbeidsgiveravgift, feriepenger, skatt etc. De personalkostnadene som ikke skal betales med det samme, slik som skatt og arbeidsgiveravgift, feriepenger - er også gjeld - så det skal posteres i kontogruppe 2 - i tillegg.

Kontogruppe 6: Driftsutgifter - her posteres alle ting som er knyttet til driften av bedriften. Dette er strøm, husleie, Internett, telefon, maskiner, inventar, m.m. Alle anskaffelser som skal kostnadsføres direkte føres her. For eiendeler som skal avskrives over flere år, posteres det som ikke skal avskrives i kontogruppe 1.

Kontogruppe 7: Reise- representasjon og salgskostnader - her posteres alle ting som vedrører reisevirksomhet, inkludert diett, overnatting, etc - representasjonskostnader og salgskostnader.

Kontogruppe 8: Finansinntekter og kostnader - her posteres alle ting som angår finansinntekter og kostnader. Det betyr at det er ikke noen vare eller tjeneste som utveksles, det er kun penger. Det er imidlertid ikke pengene selv som posteres her, men dokumentasjonen for kravene - dvs. Gebyrinntekter, renteinntekter, etc. samt de tilsvarende kostnadene. Motsatsen til dokumentasjonen for kravene - pengene posteres samtidig i kontogruppe 1: eiendeler. Det er viktig å se - at i disse kontogruppene vil det være negative tall for utgifter - og positive tall for inntekter. - For pengetranser, er det motsatt - inntekter er negative tall, og utgifter er positive tall. Dvs - at summerer man alle tallene i regnskapet sammen, vil man få 0. De negative tallene er debet siden, og de positive tallene er kredit siden. Summerer man tallene i kontogruppe 3 til 8 - får man ut den skattbare inntekten - eller resultatet i selskapet. Ved årets slutt - etter at man har revidert regnskapet og sett at det er korrekt, posterer man resultatet over i egenkapital - kontogruppe 2 som en økning av selskapets verdi. Dette kalles “disponering av resultatet”.

Til toppen

Lønn, terminoppgaver

Du kan kjøre ut terminoppgaven i lønnssystemet ferdig utfylt. Alle periodene i en to-måneders termin må være godkjent. Når dette er gjort, kan du laste ned terminoppgaven ved å trykke på linken for dette nederst inne på en av periodene i terminen. Det er det samme hvilken periode du velger.

Til toppen

Lønnsforskudd

Lønnsforskudd korresponderer med posteringen “tilfeldig forskudd” i lønns-systemet, og benyttes for å registrere tilbakebetalingen av forskuddet. Det er hensiktsmessig å opprette klientkonti for medarbeidere som skal ha forskudd.

For å se et eksempel på dette, oppretter du en medarbeider som kunde. Deretter lager du en klientkonto for vedkommende. Lønnsforskuddet føres på klientkontoen som et uttak, via bank eller kasse. Når du fører forskuddet på lønnsslippen, setter du opp det beløpet du skal trekke (du kan trekke et mindre beløp dersom forskuddet skal nedbetales over flere lønnsslipper) - som tilfeldig forskudd.

Når lønn er postert er det kommet en transe på 1571 Medarbeidere, som kan posteres som innskudd på klientkontoen for å gjøre opp saldoen. For å gjøre dette velges “overføres via” som “Lønnsforskudd”.

Dersom du har mye bruk av lønnsforskudd i din bedrift er dette en utmerket måte å holde oversikten over hva den enkelte har fått. Det vil på et senere tidspunkt være mulig å knytte en klientkonti opp mot en medarbeider - der forskudd automatisk posteres mot klientkontoen. Da slipper man denne ekstra operasjonen.

Det vil senere i lønnssystemet bli implementert en mulighet for å føre hele lønnsbeløpet inn på klientkonti for medarbeiderne. Alle medarbeidere har da sin egen “lønns” klientkonti. Dette gjør det lettere å arbeide med lønn - der tidspunktet for utbetalingene er spredd over lønnsperioden. Lønnsbilaget vil dermed ikke belaste bank, men lage klientkontitranser istedenfor, som “Skyldig lønn”. Når lønn utbetales føres dette som uttak på vedkommendes klientkonto, via bank eller kasse. Dette gjør det enklere å avstemme bank - der uttaket fra klientkonto er registrert som uttak bank på hovedboksutskriften bank.

Til toppen

Legge inn opplysninger om medarbeidere

Du går til lønn i menyen til venstre og klikker på medarbeidernavnet som du vil registrere opplysninger om. Trykk på: rediger, og legg inn navn, tlf., personnr., bank konto, skattekommune, ansatt, sone, feriepengesats og tabell/prosent. Du finner detaljer som skattekommune og tabell/prosent på skattekortet til medarbeideren dette gjelder for. En oversikt for de ulike sonene er å finne på Skatteetaten sine sider under Arbeidsgiveravgift – soneinndeling for 2007.

Til toppen

Opprette medarbeider

I lønnsmodulen starter du med å opprette medarbeidere. Gå inn på administrasjon og medarbeidere, klikk på: Ny medarbeider. Fyll så inn detaljene3og klikk på:Opprett medarbeider.

Til toppen

Opprette perioder

For å lage perioder klikker du først på lønn i menyen til venstre. Perioder vil da vises i menyen. Klikk på denne og velg: Legg til første periode nå. Sett inn lønningsdato og Periode ID og klikk så på Opprett Perioden.

Til toppen

Meld deg på kurs

Vi vil holde kurs etter behov, enten bedriftsinternt eller feller åpne kurs. Ta kontakt.

Til toppen

Hvordan lage prosjekt

Når du f.eks. skal utføre arbeid som går over flere dager, kan du benytte deg av prosjekt for å holde oversikt over de ulike oppgavene som skal utføres, og registrere timer på disse. Prosjekt lages på kunder. Trykk på nytt prosjekt og sett inn navn, beskrivelse og startdato. For å legge inn oppgaver, trykker du på: Ny, under oppgaver.Lag tittel, og eventuelt beskrivelse. Når alle oppgavene er lagt inn, trykker du: Lagre liste. Legg deretter inn oppgavene under de ulike punktene og sett inn antall timer som er beregnet å bruke på disse. Gå inn på prosjekt og legg til timer. Sett inn antall timer og trykk på: Legg til. I timeregistrering vil du ha tilgang til de varer som er avkrysset timevare. Disse er timeartene dine. Dersom ingen varer har avkrysset dette, får du ikke registrert timer. For å avkrysse timevare, gå inn på en vare og trykk på varen. Der kan du redigere varen. Kryss da av for timevare. Du kan i prosjektmodulen trykke timekalender øverst for å få oversikt over førte timer per dag.

Til toppen

Kontaktskjema på sidene

Ønsker du et kontaktskjema på sidene, følger du denne oppskriften for å legge inn dette. Du kan enten ha kontaktskjema liggende i en artikkel direkte på Vaxtra sidene dine, eller du kan ha kontaktskjema på en ekstern web-side.

Til toppen

Sette eget domenenavn på Vaxtraløsningen

Dersom du har et domenenavn fra før kan du sette opp dette til å virke sammen med Vaxtra løsningen din.

Det som må gjøres hos domenenavn leverandøren din er å peke domenet til vår server: Opplys dem om at domenet skal ha en ”A” record på ”www” - som peker på adressen 213.145.164.40 (Det er viktig at denne blir gjengitt nøyaktig). Når denne programmeringen av domenet er gjennomført tar det normalt 1-2 dager før endringen trer i kraft – noen ganger kortere tid.

Når endringen har tredd i kraft vil du få opp på webben en melding: ”Sorry –This domain does not exist on this server”. Da er alt klart. Logg inn på siden din, gå til administrasjon og firma: legg inn domenenavnet som ”alternativt domenenavn for kundeweb” - ha med www.dittdomenenavn.no - og ikke noe annet forran eller bak. Når du lagrer endringene kan du gå inn på ditt domenenavn - og vips siden din er oppe.

Det er imidlertid viktig at du ikke legger inn den aktuelle endringen i firmaoppsettet før domeneendringene er aktive. Det lager vansker i forhold til innlogging på siden din.

Du kan da enkelt publisere artikler og customisere siden din slik du vil ha den.

Har du spørsmål omkring dette - og evt å sette egne domenenavn på avdelinger - kontakt oss for en prat.

Til toppen