Daglig bruk

Grunnleggende

Regnskap

Lønn

Diverse

Opprette kunder

Ved opprettelse av kunder trykker du på: Kunder i menyen til venstre. Trykk så på: Ny kunde litt lenger ned. Deretter skriver du inn foretaksnummer på navn, eller skriv inn navn eller telefon nummer. Trykk: søk Creditinform. Firmadetaljene kommer da opp og du trenger bare å trykke lagre nederst i bildet. Om kunden ikke er et firma må du skrive inn alle detaljene manuelt.

Til toppen

Automatiske purrerutiner

Med våre helautomatiske purrerutiner bistår vi deg direkte med å få inn dine fordringer. Du velger selv nivået av våre tjenester i denne sammenhengen - samt parametere for når purringer, inkassovarsler etc skal sendes ut.

Det eneste du trenger å gjøre selv er å påse at betalinger blir ført slik at vi ikke purrer saker som egentlig er betalt. Les mer om inkassointegrasjon dersom dette er aktuelt.

For å sette opp purrerutiner, logger du deg inn som administrator, og går på "Administrator" -> "Regnskap" -> "Rediger purrestrategi".

Til toppen

Faktura abonnement

Abonnementsystemet er perfekt for deg som har faste fakturaer.

Et abonnement er egentlig bare regler for hvordan den faste fakturagenereringen skal foregå. For å komme i gang, må du først definere en eller flere abonnementsvarer. Disse skal inneholde månedsprisen eller årsprisen for abonnementet. Dersom du bruker årspris må enhet være “ÅR”. Du krysser av i “Abonnementsvare” nederst i vareformularet - slik at varen blir tilgjengelig i abonnementsmodulen.

Slik lager du et nytt abonnement:

- Velg “NY” utenfor abonnement inne på kundebildet. - La tittel stå tom dersom du ønsker å bruke varenavnet som tittel. - Sett inn en månedspris - og antall måneder som skal faktureres av gangen. - Velg abonnementsvare - uten å velge denne vil ikke abonnementet fungere. - Legg inn startdato og la “fakturert til og med dato” stå tomt

Dersom du har fakturert i et annet system tidligere, eller ført manuelt her, setter du ganske enkelt inn datoen så langt frem som kunden allerede har blitt fakturert - slik at abonnementssystemet tar over fra og med denne datoen.

Det samme gjelder dersom du har laget første abonnementsfaktura manuelt, fordi du for eksempel skal fakturere noe annet samtidig - eller du har sendt tilbud på abonnement, som du har konvertert til ordre og så fakturert denne. Dersom du fyller ut fakturert frem til og med, så har ikke startdatoen noen annen funksjon enn å informere deg slik at du kan se når kunden begynte å abonnere på tjenesten. Når systemet lager abonnementsfaktura, settes den nye datoen automatisk til slutten av den perioden det nå har blitt i følge den nye fakturaen. Du kan i fakturabeskrivelsen legge inn mer data om abonnementet - som nærmere beskrivelse av hva det abonneres på - eller evt. rekvisisjonsnummer dersom det skal være med på abonnementsfakturaen.

Systemet legger også til en linje med Perioden fakturaen omfatter med fra-og-til-dato.

* Bestem når fakturaen skal sendes

Her er det to felter med antall dager før ny periode den nye fakturaen skal produseres, og antall dager forfall på faktura. Disse feltene har begge standardverdi 14 dager, slik at ny faktura blir utstedt 14 dager før terminen utløper, med 14 dagers forfall - dvs. at forfallet blir den siste dagen før ny periode starter. Dersom du ønsker andre verdier her, kan du sette det som er relevant. Det er viktig å merke seg at dersom du ønsker at ny faktura skal utstedes etter at perioden er utløpt, må antall dager før være et negativt tall.

Når du har lagt inn avtalene kan du bare sette deg rolig tilbake og la systemet gjøre faktureringsjobben automatisk. Vi printer og sender fakturane for deg på sentral utkjøring.

Dersom abonnementet ikke skal faktureres hele året: Er det deler av året som ikke skal faktureres endres ganske enkelt fakturert til tidspunktet på abonnementsavtalene. Det nye tidspunktet er da faktureringen skal gjenopptas. Det samme gjøres dersom man ønsker å gi ekstra tid på et abonnement som en slags kompensasjon eller premiering. Dersom en abonnementsfaktura må krediteres grunnet feil antall måneder - må fakturert-til-datoen settes tilbake til det nye tidspunktet der neste faktura skal gjelde fra.

Eksempler på områder der abonnement er godt egnet.

* Renholdsfirmaer som fakturerer en fast månedspris på vask av f.eks. kontorlokaler. * Web-hosting eller tjenesteleverandører som fakturerer en fast års, kvartals, eller halvårs pris for tjenesten. * Serviceavtaler - som innebærer en fast pris, for eksempel på programvare eller maskiner. Dersom serviceavtalen innebærer at den enkelte service skal faktureres i tillegg, evt bare medgått materiell - lages det manuelle fakturaer for dette ved hver service. Selve serviceavtalen regulerer da bare en viss tilgjengelighet for servicepersonell - eller noen årlige faste kontroller - eller gir en annen timepris for selve vedlikeholdet dersom man tegner en serviceavtale. * Idrettslag - og foreninger som fakturerer medlemsavgift på en fast basis. * Utleiere av fast eiendom eller materiell på langtidsleie (som skal faktureres flere ganger i leieperioden).

Til toppen

Faktura kreditering

Du lager ganske enkelt en ny faktura, som har motsatt beløp som den originale fakturaen. Gå inn på kunden og klikk på fakturaen som skal krediteres. Klikk på Vis kontering.. Ved siden av bilagsnummeret ligger lenken for Kreditering.. Denne lenken er svært følsom, så pass på at dukun klikker én gang.

Det kan se ut som om det ikke skjer noe, men følger man med på bilagsnummeret og hvilken side konteringene står på (Debet/Kredit) - vil man se at skjermbildet har endret seg.. Går man etterpå i fakturalista ser man at det har blitt opprettet en ny faktura med negativt beløp - og med referanse “KREDITERING AV 105....”. Denne er automatisk lukket mot den originale fakturaen.

Dersom den originale fakturaen var ført betalt - står den nå med negativt restbeløp. Opprett i så tilfelle en klientkonto på kunden - der du fører det negative restbeløpet betalt mot denne klientkonto. Du kan videre registrere tilbakebetaling som et uttak fra denne klientkonto - eller du kan føre en ny utgående faktura betalt mot denne - der differansen blir stående igjen på klientkonto - der enten senere fakturaer kan delbetales med dette beløpet, eller dersom den nye fakturaen var større, kan delbetales med hele beløpet på klientkonto - der den nye fakturaen skrevet ut etterpå vil ha rett beløp på girodelen.

Til toppen

Faktura med feil forfall

Forfall på fakturaer kan raskt endres. Inne på fakturaen er det en link på bilagsnummeret. Klikk på denne for å få opp et skjema, der forfall, referanse og melding på faktura kan endres.

Til toppen

Faktura, feilretting

Jeg har ført en feil faktura - kan jeg rette opp dette med et diversebilag ? Svaret er “Nei” - Du kan selvsagt får korrigert feilen i forhold til resultatregnskapet, men den opprinnelige fakturaen står fortsatt som en fordring - og må derfor føres med en “Kredittnota” - som egentlig bare er en speilvendt faktura.

Til toppen

Faktura, opprette

For å lage en ny faktura går du inn på Kunder, og klikker på kunden du skal fakturere. Så velger du Ny faktura. Skjermbildet går da rett inn i vareregisteret, og du skal nå legge til varelinjer. Plukk varen fra lista, og rediger eventuelt antall og pris. Når dette er gjort, velger du Vis faktura fra hovedmenyen.Vil du endre en varelinje, trykker du på lenken for varenavnet. Du kan også legge til flere varelinjer. Vil du fjerne en varelinje bruker du søplebøtta til høyre for varelinjen. Når du er fornøyd og har kontrollert at varelinjene stemmer og at det er riktig kunde, klikker duFakturer.

Til toppen

Faktura, salgskost på utgående

I enkelte tilfeller kan det hende at du skal fakturere et salgsledd - eller en underleverandør - på bakgrunn av et fakturaunderlag hvor salgskostnader er trukket fra i egen post. I disse tilfellene kan man kontere disse salgskostnadene direkte på utgående faktura. I praksis betyr dette at du skal ha med en varelinje på utgående faktura som skal kostnadsføres på konto i 73xx serien. I vårt system må du opprette en egen vare for dette formålet. Når du oppretter denne varen velger du varetype “Salgskost motregningsvare” - arkiverer varen, og rediger den igjen. Kontoene i 73xx serien (Salgs og reklamekostnader) er nå tilgjengelige på salgskonto.

Til toppen

Faktura, sende

Du kan sende en faktura (eller et tilbud) på inntil fire måter:

- Post faktura betyr at fakturaen blir skrevet ut, frankert og postlagt i Moss av oss i Fram Partner AS. - Med Send epost sender du kunden en epost (med en tekst du kan redigere)som inneholder en lenke til fakturaen. - Skriv ut PDF lager en PDF av fakturaen som du kan skrive ut og poste selv. - Eventuelt kan du benytte PDFen som vedlegg i en manuell epost.

I noen skjeldne tilfeller har kunden tilgang til mail, men ikke surfing på nett. I slike tilfeller må du laste ned PDF selv og sende denne som vedlegg dersom du vil sende mail-faktura. Slike kunder kan være offentlige etater og større bedrifter, der surfing fra den enkelte medarbeiders maskin er sperret av.

Til toppen

Fakturaadresse feil

Det er feil adresse på kunden - må jeg skrive om faktura? Nei. Kunden din og fakturaen er to forskjellige objekter - og håndteres individuelt. Det innebærer at om du endrer adresse på kunden, så kan du bare skrive ut faktura på nytt.

Til toppen

Fakturaadresse ufullstendig

Det er to adressefelter på kunde - dersom kunde er et firma har de ofte en postboks adresse, samtidig som de har en annen besøksadresse. Det er meningen at hver av disse feltene skal ha en komplett adresse - skrevet på to linjer eller mer. Adressefeltene er fritekstfelter - som kan inneholde flere linjer tekst. Dersom du har delt adressen, med bare posnummer-sted i postadresse feltet og gatenavn/nummer i gateadressefeltet - kommer ikke sistnevnte med på faktura. Dersom kunden har samme postadresse som forretningsadresse, eller kunden er en privatperson - benyttes ikke gateadresse feltet, eller man benytter samme verdi.

Dersom du ikke får kursoren ned på linje to i feltet (bruker musepekeren), er det fordi det ikke er noen linje der - du må sette kursoren på slutten av linjen og trykke “RETURN” - for å få kursoren ned på neste linje. Da legges linjen inn i teksfeltet.

Til toppen

Fakturere i fremmed valuta

Du kan fakturere i EURO, Amerikanske dollar, svenske og danske kroner i tillegg til norske kroner (NOK) - og flere valutaer kommer.

For å fakturere en kunde i en annen valuta velger du valuta inne på kunden.

Du kan enten bestemme det når du registrerer kunden første gang, eller senere ved å redigere kunden. Etter at valuta er valgt, vil alle fakturaer til denne kunden skrives i denne valuta. Når fakturaen opprettes, etableres dagens kurs fra Norges Bank, og bilaget regnes om til NOK for postering i regnskapet, - men fakturaen vises i den valutaen som er valgt. Dvs. at for regnskapet så er det omregnet til NOK, mens fakturaen er i den aktuelle valuta.

Når du senere fører inn betaling, er det en liten sak du må være oppmerksom på: _ det er lite sannsynlig at det antall norske kroner som kommer inn på konto stemmer nøyaktig med de omregnede verdiene. Er fakturaen omregnet til 21430 NOK, kan det beløpet som kommer inn f.eks. være 21560 NOK eller 20943 NOK. - Dette er et avvik som kommer av kursforandringer mellom faktureringstidspunktet og betalingstidspunktet, og eventuelle bank-gebyrer og annet som måtte være belastet transen. Når du fører betalingen, så skriver du i betalt-beløp-feltet det antall kroner som har kommet inn på konto i norske Kroner. I tillegg krysser du av for Fullt betalt.

Systemet vil da automatisk postere differansen på en AGIO/DISAGIO konto i regnskapet, under Finansinntekter og kostnader. AGIO/DISAGIO er overskudd eller underskudd ved valutatransaksjoner.

Dersom du følger denne prosedyren på en faktura som er ført i NOK, vil posteringen føres mot annen finansinntekt eller kostnad. Dette er korrekt dersom du får en unøyaktig betaling, og ønsker enten å ikke inndrive resten - eller vedkommende har betalt purregebyrer som du vil føre til inntekt.

Til toppen

Integrasjon med FAKTURUM AS - Inkassobyrå

Inkassointegrasjonen i Vaxtra er noe helt for seg selv. Det finnes garantert ikke noe så integrert verktøy på markedet.

Vi samarbeider med Fakturum AS - som faktisk løser inkassosakene i vaxtra. Når inkassovarsel er sendt ut, dersom du har valgt inkassointegrasjon - vil saken automatisk bli tatt under behandling av byrået dersom den fremdeles står ubetalt.

Byrået løser saken, og når innbetalt - blir fakturaen i ditt system automatisk ført betalt samtidig som ditt tilgodehavende blir ført på en klientkonto (Fakturm - mellomværende). Du kan på denne klientkontoen se når du venter penger fra byrået.

Når byrået har overført penger til dere, salderes klientkontoen, og en utgående faktura (ikke inntektsbilag) - med det beløpet de har sendt deg opprettes i systemet.

Dersom dere benytter KID, vil betalingen bli overført på det KID nummer som er gitt i denne fakturaen, slik at når denne betalingen er registrert inn - lukkes den automatisk mot fakturaen. Ellers må du bare føre denne betalt som en hvilken som helst annen faktura når du ser pengene kommer inn. Denne fakturaen konterer MVA for deg på korrekt måte, slik at din mva-oppgave blir korrekt. (MVA på salæret dekkes av oppdragsgiver, men refunderes i MVA-oppgaven).

Det beyr at dere som bruker av inkassotjenestene har en nesten 0-administrasjon omkring fordringer som er gått til inkasso. Dette samtidig med at dere slipper å føre avregningsbilag fra byrået.

Denne typen integrasjon gjør også at det blir konsistens mellom hva byrået har registrert innbetaling på - og ditt regnskap. Dette slik at det ikke står igjen fordringer på fakturaer som kundene dine allerede har betalt inn til byrået.

Når byrået behandler sakene - legges det inn meldinger på sakene, som direkte blir synlige for deg i trafikkoversikten og på de berørte objekter. Dersom dere får henvendelser omkring saker som er gått til inkasso, kan dere legge inn meldinger på de aktuelle fakturaer, som dirkete blir synlige for byrået. På den måten blir det akkurat som om byrået er en avdeling av din bedrift, der dere begge har innsyn i sakene som kreves inn. Dette bidrar til en konsistent kundebehandling.

Dersom deres kunde betaler inn direkte til deres selskap istedenfor byrået, vil byråets sak være oppdatert med betalingen i samme sekund som dere fører betalingen - så vet byrået om det, og iverksetter innkreving av resterende fordring.

Alle som har litt trafikk omkring slike sykluser, vet at dette er prisverdige tjenester.

Lykke til.

Til toppen

KID på faktura

KID-nummer på faktura er et system for å identifisere innbetalinger mot fakturaer, og innebærer at du må ha en såkalt OCR avtale med din bank.

Når du har en OCR-avtale med banken din – vil du benytte KID nummer på fakturaer, (noe som slås på hos oss ved henvendelse) – og når innbetalingene finner sted, vil du i nettbanken din – eller på BBS sine sider – laste ned en OCR-retur fil. Denne filen inneholder info om betalinger som har funnet sted. – Disse filene kan leses inn direkte i Vaxtra der bankbilag opprettes, og alle fakturaer som er betalt på en fil føres betalt og oppgjort.

Det som er viktig når du bestiller din OCR-Avtale hos din bank, er at du benytter følgende data:

KID Lengde: 18 siffer. (inkludert kontrollsiffer)
Kontrollsiffer: Modulo-10
Ditt kontonummer. (som benyttes på blankettene).

Videre er det viktig at du i bank-kontonummeret i løsningen din passer på at det ikke er benyttet punktum eller mellomrom i kontonummeret (noen gjør dette for å bedre lesbarheten til kontonummeret, men dette skal altså ikke gjøres når du har en OCR avtale.

Til toppen

Opprette ordrer

For å lage en ny ordre går du inn på Kunder, og klikker på kunden du skal lage en ordre for. Så velger du Ny ordre. Deretter gjør du på samme måte som med fakturering. Legg til varelinjer for det som skal på ordren fra produktkatalogen. Når dette er gjort, velg Vis ordre fra hovedmenyen. Vil du fjerne en varelinje bruker du søplebøtta til høyre for varelinjen.

Når du har opprettet ordren, kan du huke av etter hvert som dine varer er levert til kunden. Når du siden skal fakturere kunden, vil de leverte varer overføres til fakturaen, og de resterende varer står igjen for senere levering og fakturering. Skal du fakturere hele ordren før den er levert, er det bare å krysse av i alle boksene.

Ordre vil ikke komme med i regnskapet før du fakturerer dem. Når det er gjort - er de i regnskapet akkurat som de andre fakturaene du har opprettet direkte.

Til toppen

Opprette tilbud

Finn frem kunden du skal sende tilbud til. Klikk på nytt tilbud. Legg til varer på samme måte som du gjør med ordre eller fakturaer. Når dette er gjort velger du Vis tilbud. Nå kommer det opp et meldingsfelt på forhåndsvisningen. Her er det ikke nødvendig å fylle inn noe, da det i firmaoppsettet er laget en standardtekst som vil komme opp når du oppretter tilbudet. Hvis du ønsker å forandre standardteksten, går du inn påAdministrasjon, deretter Firma. Et stykke ned på redigeringssiden vi du finne standardteksten. Her kan du skrive om og lagre endringer.

For å sende tilbud, gjør du på samme måte som fakturaer. (Vi poster også tilbud for deg hvis du ønsker det. Da klikker du på “Post tilbud”, så er det gjort). Hvis kunden ønsker å få tilbudet på mail, velger du “Send e-post”.

Kunden kan akseptere tilbudet direkte fra e-posten: han/hun klikker på Aksepter tilbud i mailen sin, og du får en ordre inn på siden din. Aksepterer kunden tilbudet muntlig, finner du frem tilbudet og krysser av for Akseptert tilbud. Det blir da automatisk opprettet en ordre med dataene fra tilbudet. Når du krysser av “Levert” på ordrelinjene, kan du fakturere det som er levert. Enkelt og greit.

Til toppen

Bestillingsmodulen

Med bestillingsmodulen kan du bestille varer fra leverandører du har avtalt dette med. Du legger inn de aktuelle varene i vareregisteret. Sett på rett kjøpskonto og rett kjøpspris. (Dersom du ikke kjenner kjøpeprisen setter du den enten til 0, eller lavere enn det det faktisk er. Du kan lage varekategorier som hjelper deg å organisere varene slik at du lett finner dem frem. Disse varene trenger ikke publiseres)

Videre går du inn på en leverandør som du ønsker å bestille fra. Sjekk at e-post adressen er den korrekte å sende bestillinger til.

På leverandør har du “Ny bestilling” - til venstre for “ny inngående faktura”. Du kommer inn i vareregisteret og kan plukke varer til din bestilling. På hver vare du skal bestille - trykk “legg til vare”, juster antall og pris, og legg til på bestillingen. Når du er ferdig å plukke varer - trykker du “vis bestilling” - og “Opprett bestilling”. Evt fyller du ut mer info i referansefeltet eller meldingsfeltet.

En standardmelding benyttes dersom du ikke skriver noe i meldingsfeltet. Når du har trykket “Opprett bestilling” - får du opp en web-visning av bestillingen. Du kan her enten sende bestillingen på e-post, skrive ut PDF, og fakse, eller sende pr brev.

Når varene er levert, finner du tilbake til bestillingen under “Bestillinger”. Kryss av “Levert” på linjene.

Når du mottar faktura på varene, finner du tilbake til bestillingen, og trykker “Fakturer”. Du får nå opp en forhåndsvisning av faktura, der du kan endre priser, legge til flere linjer f.eks. frakt. Legg inn rett dato, forfall og skriv inn fakturanr i referansefeltet. KID nummer skriver du i meldingsfeltet (KID: 329389238232).

Trykk opprett faktura, noter fakturanummer på fakturaorginalen og sett den i permen.

Til toppen

Leverandør, faktura

Når du har fått en faktura fra din leverandør, klikker du på Leverandører. (Er ikke leverandøren opprettet i systemet, må du gjøre dette) Nå gjør du på omtrent samme måte som når du fører en utgående faktura, - klikker på “Ny inngående faktura” (link under leverandørdataene). Legg til varene, antallet varer og pris som er beskrevet på fakturaen. (disse har du lagt inn under kategorien kostnadsvarer). Hvis du ikke har lagt til den spesielle varen, og dette er noe du sjelden bestiller, kan du opprette en “diverse”-vare for slike føringer. Klikk på Vis faktura når du har lagt inn alt. Fyll inn riktig fakturadato, og forfallsdato. I referansefeltet fyller du inn KID-nummeret som står på fakturaen du har fått. Nå kan du klikke påOpprett faktura. Du får et bilagsnummer øverst til høyre. Dette nummeret skriver du på fakturaen du har fått fra leverandøren, og setter dette inn i en perm for inngående fakturaer. Når fakturaen er betalt, går du inn på fakturalisten, og registrerer betalingsmåte og beløp. Avslutt med å klikke på Registrer betaling.

For å få oversikten over alle dine inngående fakturaer er det viktig at du fyller ut og bruker denne funksjonen. Du vil kunne se hvilke som er betalt, de som ikke er betalt, forfalte osv. Her ser du også betalingsfrist på ubetalte regninger. Du vil alltid kunne se summen på din leverandørgjeld i bunnen av listen.

Til toppen

Varekategorier

For å lage varekategorier går du til administrasjon og varekategorier. Skriv inn kategorinavn og beskrivelse. Trykk deretter på: Lagre. Nå kan du plassere varer i varekategorier. Trykk på en vare og du velger en kategori under: Endre kategori. Trykk bare på gjeldende kategori og du har nå plassert varen i kategorien.

Til toppen

Opprette varer

For å opprette varer, klikk på varer i menyen til venstre og velg ny vare litt lenger ned i menyen. Skriv inn varenavn og sett ev. inn innkjøpspris, utsalgspris om dette vil være en fast pris på varen. Om ikke, skrives ingen pris inn. Det kan da gjøres senere ved fakturering. Kontoer: Ved salg av tjenester, velg: 3107 salg timer, mva 25%. Dette gjøres på salgskonto. Ved salg av varer, velg: 3006 salgsinntekter, avgiftspliktige, mva 25%. Dette gjøres også på salgskonto. Varer for videresalg: 4301 Innkjøp av varer for videresalg m/mva, mva 25%. Dette er en kjøpskonto. Deretter trykker du lagre, og varen er opprettet.

Til toppen

Søk på varer

Produktkatalogen din er søkbar - eller du kan slå opp på kategorier på menyen til venstre. Systemet virker slik at når du har valgt en kategori - husker systemet denne kategorien selv om du går ut av produktkatalogen - og tilbake. Dette oppdager du dersom du sitter og registrerer flere fakturaer etter hverandre, der du på faktura nummer 2, kommer inn på samme sted som du plukket varene for siste faktura - og ikke til forsiden. Dette er oftere en fordel enn en ulempe. Har man valgt kategorien “Kostnadsvarer” - eller “internt” - er det her du kommer tilbake på neste registrering.

Dersom du er midt i en registrering, og oppdager at du må opprette en ny vare - kan du bare gå i vareregisteret og gjøre det. Du trenger IKKE å avbryte faktureringen for å gjøre dette. Når du har opprettet varen kan du bare velge linken “produktkatalog”, for så å fortsette fakturaregistrering der du slapp.

Det du imidlertid ikke kan gjøre, er å ta opp en annen faktura mens du holder på med fakturering - dette vil sende deg tilbake til fakturaregistrering. Dersom du er nødt til å se på en annen faktura mens du registrerer - kan du åpne et annet vindu og vise denne fakturaen - FØR - du begynner med fakturaskrivingen.

Til toppen

Rapportering og MVA

Denne linken på menyen til venstre er inngangen til rapporteringsvalgene i systemet. Det er selvsagt viktig at alle regnskapsdata - bilag er lagt inn for at disse rapportene skal stemme.

MVA Oppgave: Du finner enkelt mva-oppgave for riktig periode her. Klikk deg inn på riktig termin, og du kan hele tiden følge med på tallene på momsoppgaven. Disse tallene forandrer seg fortløpende når du fakturerer inn og ut. Her står også datoene for innlevering av mva-oppgaven. Under oppgaven er det en link til Alltinn, hvor du kan legge inn dine rapporter. På Altinn finner du den veiledningen du trenger for å levere inn oppgaven din.

Resultatrapport: For å få ut en resultatrapport velger du denne rapporten under “Økonomi”. Resultatrapporten setter opp salgsinntektene, beregner dekningsbidrag (salgsinntekter fratrukket varekostnader), alle kostnadskategorier, og beregner resultatet. Nederst i resultatrapporten finner du balansen. Dersom du summerer resultatet med summen av gjeld og egenkapital, skal du få det samme tallet som eiendeler. For regnskapsår nr 2 vil dette stemme dersom resultatet fra forrige år er disponert. (Ta kontakt med oss eller en regnskapsfører for detaljer om dette)

Øverst i resultatrapporten finnes en link som heter “Detaljer”. Med denne får du opp detaljene om hva som er postert innenfor hver hovedbokskonto som er benyttet i regnskapet. Alle hovedbokskonti inneholder en link som du kan klikke på for å få en hovedboksutskrift for den aktuelle konto i det aktuelle tidsrommet. På denne måten kan du utforske regnskapet ditt og se om det er noen feil.

På toppen av resultatrapporten er det en annen link - den heter “Oversikt”. Den summerer bare alle hovedkontogruppene dine, og presenter dette i et sammendrag.

Balanserapport: Denne finner du nederst i resultatrapporten.

Posteringsliste: Posteringslisten gir deg detaljer om hvordan alle bilagene i et gitt tidsrom er ført. Du velger bilagstype - og tidsrom - så får du en komplett rapport med alle bilagene. Hvilke hovedbokskonti som de er ført på, og hvilke tall. På siste side nederst finner du et sammendrag over alle konti som inngår i rapporten. Denne kan brukes for oversikt, eller dersom posteringslisten skal føres som underlag inn i et annet system.

Til toppen

Dag til dag omsetning graf for en måned

Dag til dag omsetningen for en måned inneholder to kurver. Den ene er rød, og viser omsetningen dag for dag. Siden det i denne kurven kan være litt vanskelig å lese trender (utvikling av omsetningen) - er det også en blå kurve som viser gjennomsnittsomsetningen over en femdagers periode (med senter for den aktuelle dagen). Siden det er vanskeligere å lese en økning som fremkommer som hyppigere forekomster av omsetning kontra høyere nivåer av omsetning - vil gjennomsnittsgrafen vise høyere gjennomsnitt der omsetningen er hyppigere. Dersom man over en femdagers periode bare hadde én dag med omsetning, og den på denne dagen var 15.000.- - gir dette et gjennomsnitt på 3000/dagen over disse fem dagene. Dersom du hadde 15.000 i omsetning to dager på rad og ellers ikke noe de andre dagene, ville toppen i kurven bare være en liten anelse bredere, mens omsetningens gjennomsnitt over fem dager ville være 6000/dagen. De to kurvene leses derfor sammen for å gi deg et bedre bilde av nivået i omsetning.

Til toppen

Fremtidige abonnementsinntekter

Dersom din bedrift har abonnementsinntekter som en vesentlig del av inntektsgrunnlaget - vil denne grafen kunne gi verdifull informasjon. Abonnementssystemet i Vaxtra gir deg muligheter for å ha en vilkårlig mix av terminlengder, månedsbeløp- eller årsbeløp, og terminperioder som er avvikende fra månedsperioder. Dette gjør at det er vanskelig å beregne fremtidige abonnementsinntekter uten å gjøre en simulering av fakturering frem i tid. Det er nettopp det denne grafen viser deg. Dersom du bare har månedsabonnement kan du se månedsbeløpet nederst i abonnementslista. Ellers vil du få bruk for denne statistikken for å si noe mer nøyaktig om fremtidig abonnementsinntekter. Dersom en abonnent skal faktureres flere ganger gjennom året vil omsetningen for dette representeres i alle årets måneder der denne abonnenten skal faktureres.

Denne grafen tar selvsagt ikke hensyn til potensiell utvikling i abonnementsmassen. Den legger ikke til noe som ikke er definert i de abonnementsavtaler som er lagt inn. Du vil derfor når du sjekker denne statistikken med jevne mellomrom kunne se forandringer basert på de endringene som har foregått.

Til toppen

Måned-til-måned omsetning (stolpediagram) for et år

Dette diagrammet viser deg trenden og nivået året igjennom. I dette diagrammet behøves ikke noe gjennomsnitt - da dette diagrammet er basert på langt færre punkter. To måneder med høy omsetning oppdages enkelt ved at det er to høye stolper. Denne grafen gir deg et godt bilde av utviklingen i omsetning - men siden omsetningen ikke alene forteller alt vil neste graf gi deg annen type informasjon som også er svært viktig.

Til toppen

Om bruk av statistikkene i andre programmer

Alle statistikkene er bildefiler, og kan lastes ned ved å høyreklikke på dem, og så velge “Save picture” - eller “Save Image”. Bruker du Mac kan du bare dra statistikken ut på skrivebordet. Deretter kan du behandle den bildefila i et egnet program, f.eks. Photoshop, PowerPoint, Microsoft Word - eller hva du vil. Alle grafene du får ut av Vaxtra kan selvsagt brukes fritt der du trenger dem. De er DINE.

Lykke til, og kom gjerne med tilbakemelding om det er spørsmål - eller forespørsel om andre statistikker som er ønskelige, så skal vi vurdere om disse også skal legges inn.

Til toppen

Om grafiske presentasjoner

Grafiske presentasjoner kan du ta frem når du måtte ønske det. Slike presentasjoner kan være et godt styringsverktøy for din bedrift. Med grafer får du fram informasjon som du ikke like lett finner ved bare å studere tallene.

De nye grafiske presentasjonene er :

1. Dag-til-dag omsetning per måned. 2. Måned-til-måned omsetning (stolpe diagram) per år. 3. Utgifter kontra inntekter for et år. (Cash/Bills) 4. Utvikling i kundeverdi og utvikling i antall aktive kunder. 5. Fremtidige abonnementsinntekter. 6. Salgsstatistikk for enkeltvarer

Alle statistikkene, unntatt salgsstatistikk for enkeltvarer, finner du inne på Rapporter og MVA. Salgstatistikken for enkeltvarer finner du inne på varen (» Varer, og klikk på aktuell vare).

Til toppen

Salgsstatistikken for enkeltvarer

Denne statistikken minner om totalomsetningsstatistikken, men den isolerer omsetningen basert på en enkelt vare. Det kommer senere mulighet for å ta ut statistikk på varekategori. Gå inn på vareregisteret og finn aktuell vare - velg “Vis meg statistikk for denne varen”, så får du opp grafen - der du kan velge år eller måned, eller årsstatistikk.

Til toppen

Utgifter kontra inntekter for et år (Cash/Bills)

Dine utgifter kontra inntekter er en svært viktig graf. Den forteller deg om du taper eller tjener penger. Denne finnes bare som årsstatistikk - måned for måned, siden en dag-til-dag statistikk her ikke vil gi noen mening. Utgifter og inntekter foregår ikke nødvendigvis på samme dag, så en måned-for-måned graf er her best egnet. Den røde kurven viser inntektene - mens den blå kurven viser utgiftene. Inntektene er alle posteringer på salgskonti (kontonummer 3xxx) - mens utgiftene er alle posteringer på de andre resultatkonti (gruppe 4 til 8). Inntekter kan også forekomme i kontogruppe 8, men disse vil da i tilfelle bare dra ned utgiftsgrafen. Dersom en vesentlig del av din omsetning forekommer i kontogruppe 8 (Finansinntekter og kostnader) kan du be oss om å lage en egen graf som tar spesielt hensyn til dette.

Dersom den blå kurven ligger over den røde - bruker dere mer penger enn dere tjener. Dette er et “Call for Action”. Enten har dere for lite dekningsbidrag på varer/tjenester - eller så har dere for lite salg. Det kan også være at utgiftene er for høye. Det kan selvsagt være en kombinasjon av disse.

Dersom den røde kurven ligger godt over den blå - og regnskapet er ajour - ja da er alt bra. Da tjener dere godt mer med penger enn dere forbruker - da er likviditeten stigende.

For at denne grafen skal vise riktige data, er det viktig at man er ajour med inngående fakturaer. Inngående fakturaer skal registreres så snart man får dem. Ikke vent til de er betalt. Du kan føre betalingen senere når den gjøres, men få dem inn i regnskapet. Dersom man ikke fører kostnader i systemet, men bare bruker det for fakturering, vil selvsagt ikke denne grafen gi noen mening. Det er også viktig å merke seg at lønnsperioder som ikke er godkjent, ikke vil være representert i grafen. Lønn posteres nemlig ikke i regnskapet før perioden er godkjent.

Til toppen

Utvikling i kundeverdi og utvikling i antall aktive kunder

Denne siden viser to grafer. Først en utvikling i kundeverdi, og så en utvikling i antall aktive kunder. Du kan ha 300 kunder i kunderegisteret, men det er bare 50 av dem du har fakturert det siste året. Grafen vil her vise deg 50 aktive kunder. Utviklingen i kundeverdi alene gir deg ikke hele bildet. Du kan se at du f.eks. har en synkende kundeverdi gjennom året - men så har du på samme tid en radikal stigning i antall aktive kunder. En positiv trend i begge disse kurvene samtidig er veldig bra. Da har dere et stigende antall kunder, samtidig som dere tjener mer på hver kunde.

Tallene i denne grafen beregnes ved å finne omsetningen over en 12 måneders periode, og så dele denne med det antall kunder som har blitt fakturert i dette tidsrommet. Dette gjentas for hver måned, slik at du ser utviklingen gjennom året. Tallene for januar 2006 benytter omsetningen siden februar 2005. Tallene for februar 2006 benytter omsetningen siden mars 2005, osv. Punktene i grafen gir deg derfor gjennomsnittlig omsetning pr kunde pr år.

Dersom du nettopp har begynt å bruke Vaxtra - eller har bare brukt systemet noen få måneder - og de gamle dataene ikke er importert eller registrert i systemet vil ikke disse grafene gi helt riktig bilde. Man må ha fakturert i systemet i minst ett år for at denne grafen skal begynne å gi sanne verdier. Alternativt må alle fjorårets fakturaer importeres inn i systemet. Du kan ikke se hva du tjener på en kunde i løpet av et år, dersom det ikke finnes et år med omsetning å arbeide med. Du kan likevel lese litt ut av denne grafen dersom du legger disse dataene til grunn.

Til toppen

Betalingsoppfølging

Koster det noe ekstra å benytte inkassobyrået? Vi har full integrasjon mot FAKTURUM AS, og de har to alternative avtaletyper - den ene er med et abonnement på deres tjenester. Dette koster 1690,- i året, der du får hovedstol og renter utbetalt når kunden har betalt. Den andre avtalen koster ikke noe, men du fraskriver deg renter på sakene til byrået. Det er med andre ord her en avveining - dersom du for eksempel selger gravemaskiner, kan fordringene bli ganske store - og rentebeløpet i løpet av et år overstiger lett det abonnementet koster. Da lønner det seg å benytte alernativ 1. Dersom det ikke er så mange saker, og beløpene ikke er så kjempestore - kan man få en rimelig inkassoløsning med avtaletype 2.

Til toppen

Din lokale maskin

Vaxtra kjører uavhengig av hvilken maskin du bruker på kontoret, hjemme eller på reise. Det kreves i utgangspunktet bare en moderne nettleser eller browser (Internet Explorer, Firefox, Safari eller Opera). Dessuten trenger du Acrobat eller Adobe Reader for å lese og skrive ut PDF.

AltInn og andre offentlige etater benytter også stadig oftere dokumentstandarden PDF for sine skjemaer. For å lese dette formatet trenger du kanskje å installere Adobe Reader (tidligere Acrobat). Du kan laste ned Adobe Reader gratis herfra: http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html

Til toppen

Får ikke logget ut

Dette tilfellet hender fra tid til annen - især på Windows plattform. Problemet har med midlertidige internettfiler å gjøre.

Egentlig er man logget ut, men siden som lastes opp har samme adresse, og hentes fra lokalt sidelager (midlertidige internettfiler).

For å fikse dette, går man på Verktøy -> alternativer for internett, og slett filer. På vista brukes "Slett private data istedenfor".

Prøv nå og logge ut.

Dersom det fremdeles ikke virker, sjekk at ikke "HTTP1.1" er skrudd av i de avanserte instillingene. Ring oss gjerne for bistand med dette. HTTP1.1 må være på.

Til toppen

Innstillinger administrasjon

For å administrere må du være pålogget som administrator. Benytt linken på venstre side i menyen som heter “Administrasjon”. Når du klikker på denne vil det komme opp flere valg:

Stilgalleri (link over firma knappen) benyttes for å sette farge- og layoutvalg for din Vaxtra-side. Her kan du enkelt få den farge- og layoutkombinasjonen du ønsker.

Firma Her fyller du inn opplysninger om ditt firma. Husk å fylle inn kontonummeret som fakturaene skal betales inn på. Hvis du har en eksisterende hjemmeside, kan du skrive inn den adressen i feltet “Firma web” (husk http- kolon-dobbelslash) Da vil du ha muligheten til å gå direkte til denne siden ved å klikke på Hjemmeside øverst på siden. NB! Husk alltid å lagre endringer før du går ut av redigeringssiden.

Logo Har du en logo som du ønsker å bruke, må velge Last opp ny logo. Deretter velger du logoen der den ligger på din lokale maskin. Dette gjør du ved å klikke på Bla igjennom eller Browse. Hvis du også ønsker å ha logoen øverst på fakturaene, gjør du på samme måte det står Last opp fakturalogo. Når dette er gjort, arkiverer du ved å klikke på Lagre endringer. Så kan du gå tilbake til Administrasjon.

Purringer Vi har automatisert purreoppfølgingen for deg. Alt du trenger å gjøre er å sette det i gang. Du finner info om dette inne på “Purringer”.

Medarbeidere Her kan du fylle inn opplysninger om dine ansatte. Ved siden av feltet “tilgang” bestemmer du hvilke funksjoner de ansatte skal kunne ha inne i systemet. Du kan også legge inn bilder. Det fungerer på samme måte som når du lastet opp logo. Medarbeiderne du fyller inn her er automatisk de samme som i lønnsystemet; du oppretter dem her, og redigerer de lønns-spesifikke dataene om dem inne i lønnsmodulen.

Nummerserier og Formularer Vi har foreløpig valgt å administrere dette for deg. Ta kontakt dersom det er aktuelt.

Hovedbok Her vil du finne alle hovedboksnummer vi har lagt inn. Er det behov for å legge til flere hovedboksnummer, gjør vi det for deg. Bare ta kontakt.

Artikler Her kan du legge inn artikler du vil ha på forsiden på siden din. Det kan være f.eks. en tekst som informerer om tilbud, nyheter, bilder av produkter osv. For å legge til en artikkel, klikker du på ny artikkel og redigeringssiden vil komme opp.

Varekategorier Her legger du inn de varekategoriene ditt firma har. Dette gjør det oversiktlig både for deg og dine kunder. Det anbefales å lage en kategori du kaller kostnadsvarer. Her velger du å ikke publisere, dvs at dette vil ikke besøkende på siden din se. Under denne kategorien legger du inn alle kostnadsvarene dine. ( strøm, husleie, telefon, internet, bensin... og liknende). Når du så skal føre inngående fakturaer, vil du enkelt finne riktig type vare som skal føres.

Administrasjon for spesielle områder Dette er spesialfunksjoner som ikke inngår i standardpakken, for eksempel dersom løsningen skal samarbeide med andre systemer.Du vil få instrukser og bistand fra oss på dette feltet.

Til toppen

Tilpasning Giroutskrift

For å tilpasse utskriften av giro til din lokale printer,må du først sjekke om Adobe Reader (Acrobat) er riktig innstilt. Slik gjør du: Velg utskrift fra Acrobat. I dialogen finner du fram til valget som heter “Page Scaling” (eller noe tilsvarende avhengig av språkversjon). Denne skal være satt til “None” (ingen skalering). Dersom den står på “Reduser til printer marger” vil blant annet bunnen bli trukket litt opp, og tallene på giroen bommer. Adobe vil huske innstillingen til neste gang.Hvis det fremdeles blir unøyaktig (sjekk om kontrollsifferet på giro er plassert riktig mellom to haker < >), kan du gå inn i Administrasjon → Firma og justere X-Y forskyvning av hele blanketten slik at det passer.

Til toppen

Varene i Vaxtrasystemet brukes for følgende formål

* Inneholder faste tekster som avletter faktureringsarbeidet (Slipper å skrive varenavnet, beskrivelse hver gang). * Inneholder detaljer om hvordan den skal konteres i regnskapet. * Der varen har fast pris, slipper man å skrive inn prisen hver gang. * For den eksterne produktkatalogen: Inneholder artikkel med kort eller lang beskrivelse av varen for dine kunder. Også med bilde. * Dersom varen ikke forefinnes fysisk - kan et bilde likevel gjøre produktkatalogen mer tydelig - med bilde av en som arbeider, eller en logo som er knyttet til tjenesten. Ethvert bilde som inneholder en eller annen konseptmessig eller temamessig relasjon til varen som er egnet til å øke forståelsen av den skrevne teksten. Varer som ikke publiseres i den eksterne produktkatalogen trenger selvsagt ikke bilder eller artikkel.

Hvor lett det er å arbeide med systemet avhenger i stor grad av hvor godt du har organisert vareregisteret ditt. Dersom du følger nedenforstående stikkord hjelper det ganske mye.

* Opprett så mange kostnadsvarer du kommer på mens du gjør dette. * Legg alle kostnadsvarer i en egen kategori - du kan enkelt lage kategorier inne på administrasjon og varekategorier. * Ikke publiser kostnadsvarene dine - de har ikke noe å gjøre i den eksterne produktkatalogen. * Legg andre varer du trenger på utgående faktura inn i høvelige kategorier, slik at du lett finner dem igjen når du trenger dem. * Ikke legg alle varene dine på forsiden - da blir lista på forsiden lang og uoversiktlig (kryss i forside på varen). Legg bare de du bruker mest på forsiden, eller de du ønsker å markedsføre spesielt. * Dersom du har få varer er det enkelt, men dersom noen av kategoriene dine er tomme - kan disse slettes - og evt heller opprettes når du trenger dem. * Dersom du har mange varer - trenger det kanskje litt planlegging for å organisere dette på en god måte. Om du bruker den eksterne katalogen for publisering av varer og tjenester - er dette en viktig faktor i planleggingen - slik at kundene dine lett finner frem uten å kjenne varespekteret ditt. * Du kan ha noen ikke publiserte kategorier - som ikke vil være synlig i den eksterne produktkatalogen - men tilgjengelig når du er logget inn. Kategori for kostnadsvarer er en typisk kategori du vil krysse av at ikke skal publiseres. * En vare kan i visse tilfeller være bare artikkelen - der du forteller om en type tjeneste dere gjør eller eksempler på arbeider som er gjort. I disse tilfelller lar du det ikke stå salgskonto eller kjøpskonto på varen. Slike varer vil ikke ha noen priskolonne. De vil heller ikke komme opp når du fakturerer. * Dersom du har glemt å angi salgskonto eller kjøpskonto på en vare, vil den ikke komme opp når du fakturerer. Når du lager utgående faktura, vil alle varer som har salgskonto komme opp uavhengig om de er publisert eller ikke. Når du registrerer inngående fakturaer, vil alle varer som har kjøpskonto komme opp, uavhengig av status for publisering.

Til toppen

Vi skiller mellom Varer og Varekategorier

Vare: Enhver omsettbar enhet, være seg fysisk, en tjeneste, eller arbeidstid, eller som et konsept som er omsettbart. Varekategori: En grupperingsnøkkel som brukes for å organisere varene gitt ovenfor. En varekategori kan ikke faktureres, men forenkler oppslaget for å finne varene.

Til toppen